📆 ¿Cómo ORGANIZAR un CONCIERTO exitoso y rentable?

En esta guía vamos a abordar los aspectos clave para tener en cuenta al momento de hacer un concierto exitoso. Contenido que hace parte de la temática herramientas musicales.

Partimos de la premisa que hacer un evento conlleva detalles técnicos sumamente importantes y que se nos han escapado a casi todos lo que hemos incurrido en estas planeaciones.

El resultado, un evento con pérdidas de dinero, varios dolores de cabeza y por supuesto la insatisfacción de no haber conseguido los objetivos planteados.

Haremos especial énfasis en: 

• Planificación
• Presupuesto
• Marketing y ventas

¡Vamos a verlo! 

📌 Importancia de la organización en un concierto

La organización es esencial en la realización de un concierto, ya que una buena planificación y ejecución pueden determinar el éxito o fracaso del evento. 

Algunos de los aspectos importantes de la organización en un concierto incluyen:

1. Definir objetivos claros y alcanzables
2. Planificar el presupuesto y asignar recursos de manera efectiva
3. Seleccionar y reservar un lugar adecuado para el concierto
4. Contratar y coordinar con artistas, bandas y equipo técnico
5. Garantizar la seguridad y bienestar de los asistentes y artistas
6. Garantizar una buena logística y servicios (transporte, catering, etc.)
7. Promocionar y vender entradas de manera efectiva
8. Garantizar una buena experiencia para los asistentes
9. Evaluar y mejorar continuamente los procesos y resultados del concierto.

🎯 1 - Define tus objetivos: 

Construir los objetivos de todo proyecto es esencial, lo que debes hacer es tener total claridad de lo que se quiere lograr con el concierto, ser específico y realista y establecer un plazo para alcanzar dicho objetivo.

Ejemplo: "generar la interacción y conexión con nuevas audiencias de la ciudad xxx a través de un show en vivo en el mes de marzo"

Internamente, respóndete a estas preguntas:

• ¿Por qué quieres hacer ese concierto?
• ¿Es un buen momento para hacer el concierto?
• ¿Cuál es el plazo para alcanzar el objetivo?
• ¿Cómo sabrás que has alcanzado el objetivo?
• ¿Quiénes pueden ayudarte a alcanzar tu objetivo?
• ¿Cómo te motivarás para continuar trabajando en el objetivo?
  

💵 2 - Presupuesto 

⚠️ Hemos diseñado una herramienta tipo calculadora que te ayudará a 👇

Esperamos la uses libremente, la compartas si crees que le puede servir a otras personas y nos ayudes respondiendo una encuesta que incluimos en la sección Feedback, para mejorarla y ponerla más chévere.

Ahora sí, definamos los costos fijos y variables para establecer una metodología:

📌 Los costos fijos:

Los costos fijos de un evento son gastos que se deben realizar independientemente del número de asistentes o de la rentabilidad del evento. Estos pueden incluir:

Alquiler del espacio: puede constar de espacios diseñados o acondicionados para eventos o bien espacios que quieres adaptar al concierto (esto conlleva otros costos más detallados como lo son fuentes de energía, baños, etc.)

Sonido: todo lo que concierne al sonido (PA) front line y Back line. 

Iluminación: todo lo que tiene que ver con las luces a desplegar en el evento. 

Mobiliario: todo lo que tiene que ver con escenografía, infraestructura, tarima, etc. 

Publicidad online y offline: la promoción offline se da con la pegada de carteles para eventos y publicidad en mobiliario urbano y la online, todo lo que tiene que ver con redes sociales y plataformas de pautas.

Comunicador: es un profesional del periodismo que se encargará de que toda la información llegue a los medios de comunicación con notas de prensa, organizar entrevistas y celebrar presentaciones oficiales y ruedas de prensa para eventos que consigan atraer a prensa y público.

Diseño de piezas gráficas: cantidad de piezas diseñadas. Piezas como carteles o posters, boletería, pendones, piezas de pauta publicitaria, piezas gráficas para redes sociales, etc.

Creación de contenido audiovisual promocional: videos creados para la promoción del concierto, incluye un producto que trae las siguientes fases de producción: (grabación, edición y postproducción) 

Impuestos: generalmente el impuesto que cobra la sociedad de gestión colectiva si es en un espacio público. 

Ingeniero de sonido: profesional encargado del sonido.

Ingeniero de iluminación: profesional encargado de la iluminación.

Roadie: profesional encargado del backline y de los detalles del escenario relacionados con los músicos. 

Portero: personal encargado de la logística de entrada y todo lo relacionado con la boletería.

Fotógrafo: encargado de hacer un estudio fotográfico de los músicos antes de subirse al escenario, durante y después, también de los asistentes, disfrutando el concierto y todo el material para compartir posteriormente del show.

📌 Los costos variables:

Estos costos son gastos que varían en función del número de asistentes o la rentabilidad del evento, pueden incluir:

Valor de venta de boletos o entradas: el valor que cobrarás por tu evento a cada persona asistente. 

Diseñamos una herramienta que te ayudará a calcular este y casi todos los costos variables y fijos del concierto. 

Al final te brindará un valor sugerido para tus entradas, esta proyección te ayudará a evaluar que tan viable es hacer el evento como lo tienes planteado, o bien, si debes cambiar costos para no incurrir en pérdidas. 

Venta de merchandising: todo lo que tiene que ver con mercancía de tu banda, camisetas, gorras, mugs, posters, discos, calcomanías, botones, etc. 

Te dejamos esta guía con 25 cosas que puedes vender en tu mesa de merchandising. 

Pago a los artistas (músicos): cuanto pagar a los músicos de tu banda (si eres músico y organizador, debes incluirte también en este punto).

Pago a los artistas invitados: valor de lo que pagarás por músicos invitados. 

Pago a artista VJ: valor del artista que estará tras las escenas en la parte visual de tu show.  

Costos de producción artística: efectos especiales y demás. 

Costos de transporte, artistas y equipo de trabajo: todos los transportes necesarios para el equipo. Incluyen los transportes de la etapa previa, es decir, los transportes a los ensayos de todo el personal. 

Costos de publicidad y promoción: costos de pautas digitales y de relaciones públicas en torno al concierto.  

Comisión al manager: porcentaje de comisión por venta del concierto al manager (generalmente oscila entre 15 y 25%) dependiendo del trato que se haga con el o la manager previamente. 

Cortesías: la cantidad de entradas que regalarás para personas clave de la industria o bien para las personas ganadoras de concursos en redes sociales o personas cercanas a la agrupación. 

🔭 3 - Seleccionar y reservar un lugar adecuado para el concierto

La localización: es un factor crucial en la elección de un sitio, ya que puede influir positivamente en la asistencia del público. 

Asegúrate de elegir un lugar bien conectado, con varias opciones de transporte público, fácil acceso a parqueaderos y cerca de lugares de referencia, y centros comerciales para facilitar la llegada de los invitados y reducir las cancelaciones.

El aforo: ¿cuántas personas pueden estar en el mismo espacio el día del evento?, procura que el espacio sea suficiente para el número proyectado de asistentes, es recomendable dejar siempre algo de margen entre el número máximo de invitados y el aforo máximo del establecimiento.

Espacio exterior o interior: esto depende de clima, de zona geográfica, si estás en espacio exterior tendrás la posibilidad de que la lluvia haga lo suyo e influya bastante en el resultado de tu concierto. 

📑 4 - Contratar y coordinar con artistas, bandas y equipo técnico:

Lo primero y más importante es dejar claras las reglas del juego y esto se hace a través de contratos diseñados para el concierto. 

Contratos detallados con los artistas y equipo técnico para establecer sus responsabilidades y las tuyas.

Verifica la disponibilidad de tiempo de los artistas invitados para agendar los ensayos previos al show. 

Organizar una agenda que establezca claramente que días y horas son requeridos para ensayos, pruebas de sonido, montaje de sonido, iluminación, etc. 

Incluye su plan de transporte, alojamiento y alimentación, así mismo los horarios en que la logística estará activa para ellos. 

Mantén una buena comunicación antes y durante el evento para resolver cualquier problema o hacer cambios en caso de ser necesario.

Realiza ensayos previos a la fecha del concierto para asegurar una ejecución de calidad y sin problemas técnicos.

🔒 5 - Garantizar la seguridad y bienestar de los asistentes y artistas

Según la dimensión del concierto, se debe tener un plan de emergencia por si pasa algo, en este plan es de vital importancia tener una carpeta con los documentos o copias de identificaciones de todo el personal y equipo artístico, tener el documento de seguridad social o salud y un plan de evacuación rápido.

Primeros auxilios: asegúrate de tener un equipo de primeros auxilios disponible durante todo el evento.

Control de acceso: implementa medidas de control de acceso rigurosas para garantizar que solo las personas autorizadas entren en el evento y cuida y mantén las zonas de evacuación despejadas.

Alimentación y bebidas: tener una inspección para tener claro que tipo de alimentación y bebidas seguras se brindan a los asistentes y artistas.

Seguridad en el evento: contrata a un equipo de seguridad profesional para supervisar la entrada y el desarrollo del evento, o bien si es un evento pequeño, una persona encargada que sea responsable y este dentro del equipo de trabajo o bastante cercano.

🚀 6 - Promocionar y vender entradas de manera efectiva

Puedes considerar las siguientes acciones:

Utiliza las redes sociales: crea una página para el evento y promociona en diferentes plataformas sociales para alcanzar a una audiencia amplia.

Usa clips de video (todo el contenido de video que puedas) para llevar a los formatos Reels, TikTok, YouTube, Shorts, historias, etc. (videos en formato vertical están ganando toda la tracción en redes sociales. 

Estrategia de creación de contenido de video: 

Una técnica que está funcionando muy bien en TikTok es la metanarrativa es el término que se utiliza para referirse a la historia que hay por encima de la historia, a menudo mostrada en forma de texto o subtítulos en pantalla, de modo que hay varios hilos que seguir a lo largo de los videos. 

Esto significa que la letra de la canción está sonando al mismo tiempo que puede leerse un pie de foto sobre los orígenes de la canción, información musical sobre el tipo de música, anécdotas, etc.

Colabora con patrocinadores y organizaciones similares: trabaja con las empresas que confiaron en tu concierto y pusieron su granito de arena para llevarlo a cabo

Organiza un plan de contenidos con los mismos e involucra sus propias redes y las de todos tus colaboradores ara que el voz a voz del evento fluya. 

Ofrece descuentos y promociones: atrae a la gente con ofertas especiales y descuentos basados en concursos a través de las redes sociales.

Utiliza el email marketing: durante todo el proceso promocional del evento crea una lista de correo electrónico y haz llegar la información sobre el evento y las entradas a tus suscriptores.

Utiliza la publicidad digital: la red publicitaria de Facebook, ahora Meta ADS es muy efectiva si se tiene un plan estructurado y escalable de pautas, piensa en que Google ADS y toda su red de búsqueda y display son otro mundo de posibilidades con bastante efectividad el cual no puedes ignorar, 

Coloca anuncios en línea para llegar a una audiencia amplia y aumentar la visibilidad del evento, haz un presupuesto bien detallado y contempla el CAC (costo por adquisición de cliente) una métrica bastante importante que te dice cuanto estás dispuesto a invertir de la ganancia de cada entrada que vendas para atraer un nuevo comprador.

Ofrece una experiencia de realidad virtual: utiliza la tecnología para ofrecer una experiencia virtual que anime a la gente a comprar entradas, piensa en sitios como Uttopion para hacer pequeños meets y vender entradas digitales. 

Marketing tradicional: pegar carteles, buscar la prensa local, activar espacios culturales para ir a anunciar el evento, te ayudará a dar más fuerza, busca radios locales que puedan ayudarte a expandir sonoramente tu evento.  

😎 7 - Garantizar una buena experiencia para los asistentes:

Puedes considerar las siguientes acciones:

Proporciona una buena logística: asegúrate de que la entrada, el estacionamiento y los servicios básicos estén bien organizados para evitar colas y demoras. Cuida mucho los horarios de inicio y finalización con la máxima rigurosidad, esto habla de una gran planeación.  

Equipo y espacio de seguridad: la idea clave aquí es que los asistentes se sientan seguros y protegidos durante todo el concierto.

Ofrece una buena calidad de sonido: contrata un muy buen sonido, una empresa seria, por más costos, es mejor invertir en un excelente equipo sonoro para que los asistentes puedan disfrutar de una experiencia auditiva satisfactoria.

Proporciona una buena vista del escenario: Asegúrate de que los asistentes tengan una buena vista del escenario, independientemente de dónde se encuentren en el lugar.

Selección de repertorio: ofrecer una variedad de canciones que atraigan a una amplia audiencia, considerar temas, géneros, años, etc.

Iluminación y efectos visuales: crea un espectáculo visual, atractivo y sorprendente, que complemente la música.

Ofrece una amplia selección de comida y bebida: proporciona una amplia selección de comida y bebida para satisfacer las necesidades de los asistentes durante el concierto.

Asegúrate de que el ambiente sea adecuado: crea un ambiente acogedor y adecuado para el concierto, teniendo en cuenta la música y el tipo de público asistente.

Ofrece una experiencia interactiva de ser posible: crea experiencias donde se pueda estar entretenido y conectado con la temática del concierto.

📊 8 - Evaluar y mejorar continuamente los procesos y resultados del concierto:

Obtener retroalimentación de los asistentes: encuesta a los asistentes sobre su experiencia en el concierto, incluyendo aspectos como la calidad del sonido, el ambiente y la logística.

Analizar estadísticas clave: monitorea el número de asistentes, la duración del evento, los costos, entre otros aspectos financieros.

Revisión de videos y grabaciones: revisa videos y grabaciones del concierto para identificar áreas de mejora en cuanto a presentación, logística y ejecución.

Consultar a expertos: consulta a expertos en la industria para obtener su perspectiva y consejos sobre cómo mejorar.

❓ Preguntas frecuentes:

¿Cómo ahorrar dinero en el presupuesto de un concierto?

Hay varias formas de ahorrar dinero al planear tu concierto, la primera es reducir los costos que no quiten calidad al evento, es decir, todo lo que es por ejemplo las visuales con artista VJ, efectos especiales, infraestructura que no aporte al sonido del concierto y que no baje la calidad del bienestar de los asistentes.  

Buscar free press (prensa libre) para promover tu show como estrategia de marketing, acudir a radios y prensa local, de universidades y programas culturales para conversar sobre tu evento. 

¿Cuánto cuesta hacer un concierto?

Los costos son variables o fijos, como está bien detallado en el apartado de presupuesto de este contenido, te recomendamos usar esta calculadora para hacer una proyección del valor de tu show, te arrojará un estimado de cuanto cobrara por cada entrada a tu concierto. 

¿Cómo organizar un concierto benéfico?

Debes tener en cuenta casi todas las consideraciones de este artículo, una parte importante de los costos del evento se cubre a través de la financiación colectiva, un grupo de personas que se adhieran a la causa por la cual harás el concierto benéfico y si puedes gestionar patrocinios para tener dinero líquido, mucho mejor porque lo vas a necesitar para algunas cosas muy puntuales. 

¿Cómo hacer un cartel para un concierto?

Lo primero es rodearte de un buen diseñador gráfico o artista visual, luego definir el tema y estilo del cartel, según el género musical del concierto, una imagen atractiva y relevante para la portada, puede ser una foto del artista o un diseño relacionado con la música.

Nombre del artista y la fecha del concierto de manera clara y visible, agregue información adicional como el lugar, la dirección y la hora del evento. 

Utiliza una paleta de colores y fuentes coherentes con el tema y estilo del cartel y asegúrate de que el cartel sea legible y fácil de leer, incluso a la distancia.

¿Cómo hacer un concierto virtual?

Elija una plataforma de transmisión en vivo, como YouTube, Facebook o Twitch, debes tener una excelente conexión a internet y un equipo de grabación adecuado, planifica el setlist y la secuencia del concierto.

Realiza un ensayo previo para asegurarse de que todo lo técnico esté funcionando correctamente, configura la iluminación y el sonido para obtener una transmisión de alta calidad.

Puedes ofrecer opciones de pago o donaciones para apoyar su trabajo y ayudar a financiar el concierto virtual, difundirlo a través de redes sociales y sitio web para atraer a una audiencia más amplia, es vital y por supuesto grabar y guardar una copia del concierto para su archivo o futura promoción.

💡 Conclusión:

Hacer un concierto o evento musical es una tarea de planeación continua, hay que tener un buen equipo de trabajo y concentrarse en llevar a cabo un gran proyecto en el cual se generarán resultados.

Se puede resumir todo el proceso de planeación y ejecución en los siguientes puntos:

• Se debe definir el objetivo y el tipo de evento o concierto a presentar.
• Planifique el presupuesto y los costos, incluyendo el alquiler del lugar, el pago a los artistas, la producción y la promoción.
• Elija un lugar adecuado para el evento, ya sea en persona o virtual.
• Contrate a los artistas y profesionales necesarios, como músicos, técnicos de sonido y luces, y personal de seguridad.
• Cree un plan de marketing para promocionar el evento, incluyendo la creación de folletos, anuncios en línea y la difusión en las redes sociales.
• Organice la logística del evento, incluyendo la preparación del escenario, el sonido y la iluminación.
• Controle la entrada y la venta de entradas, y asegúrese de cumplir con todas las regulaciones y permisos necesarios.
• Proporcione servicios y comodidades para los asistentes, como baños, estacionamiento, y opciones de alimentos y bebidas.
• Realice un ensayo previo para asegurarse de que todo esté funcionando correctamente.
• Disfrute del evento y asegúrese de que todo transcurra sin problemas.

Si quieres conocer más contenidos como: 📆 ¿Cómo ORGANIZAR un CONCIERTO exitoso y rentable? puedes entrar en Herramientas Musicales.