📗 Presupuesto de un concierto: cómo calcular costos, ingresos y rentabilidad
- 1. Calcula todos los costos
- 2. Define el aforo comercial
- 3. Calcula el punto de equilibrio
- 4. Calcula los ingresos posibles
- 5. No uses un solo escenario
- 6. Ejemplo en dólares
- 7. Añade una contingencia
- 8. No confundas ingresos con utilidad
- 9. Usa el presupuesto para tomar decisiones
- Checklist rápido
- Preguntas frecuentes sobre el presupuesto de un concierto
Ecosistema de música en vivo
Un presupuesto de concierto sirve para saber cuánto cuesta producir el evento, cuánto necesitas vender y si el show puede ser rentable.
El presupuesto es una de las primeras decisiones dentro del proceso de organizar un concierto.
La lógica es simple:
costos → ingresos esperados → punto de equilibrio → rentabilidad.
1. Calcula todos los costos
Agrupa los gastos principales.
Costos habituales
- Venue
- caché de artistas
- sonido e iluminación
- backline
- personal técnico
- seguridad
- transporte
- alojamiento
- diseño
- fotografía y video
- publicidad
- ticketing
- permisos
- impuestos
- imprevistos
Ejemplo
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Venue | $2.500.000 |
| Artistas | $3.000.000 |
| Producción técnica | $2.000.000 |
| Publicidad | $1.200.000 |
| Personal y seguridad | $800.000 |
| Logística | $500.000 |
| Contingencia | $1.000.000 |
| Total | $11.000.000 COP |
Tu costo total sería:
$11.000.000 COP
Esa cifra también sirve como base para calcular el precio de las entradas y diseñar preventas, entradas generales o VIP.
2. Define el aforo comercial
El aforo del venue no siempre es igual a las entradas disponibles.
Ejemplo:
Aforo total: 300 personas
Cortesías y producción: 30
Entradas vendibles: 270
Tu aforo comercial es:
270 entradas
3. Calcula el punto de equilibrio
Con el costo total definido, el siguiente paso es calcular el punto de equilibrio del concierto: cuántas entradas necesitas vender para recuperar la inversión.
Si el ticket promedio neto es de:
$70.000 COP
Entonces:
$11.000.000 ÷ $70.000 = 157 entradas
Necesitas vender aproximadamente:
157 entradas
para cubrir costos.
Eso equivale a:
58 % del aforo comercial.
4. Calcula los ingresos posibles
Supongamos que vendes:
220 entradas × $70.000 = $15.400.000 COP
Resultado:
Ingresos: $15.400.000
Costos: $11.000.000
Margen estimado: $4.400.000 COP
5. No uses un solo escenario
Conviene calcular al menos tres.
Escenario conservador
50 % del aforo
135 entradas:
135 × $70.000 = $9.450.000
Resultado:
-$1.550.000
Escenario esperado
70 % del aforo
189 entradas:
189 × $70.000 = $13.230.000
Resultado:
+$2.230.000
Escenario optimista
90 % del aforo
243 entradas:
243 × $70.000 = $17.010.000
Resultado:
+$6.010.000
Así puedes ver el riesgo antes del evento.
6. Ejemplo en dólares
Supongamos:
Costos totales: USD $4.000
Aforo comercial: 250
Ticket promedio: USD $30
Punto de equilibrio:
$4.000 ÷ $30 = 134 entradas
Si vendes 200 entradas:
200 × $30 = USD $6.000
Resultado:
USD $2.000 de margen antes de otros ajustes.
7. Añade una contingencia
No construyas el presupuesto al centavo.
Reserva un porcentaje para:
- gastos inesperados
- transporte extra
- cambios técnicos
- personal adicional
- ajustes de producción
Un concierto sin margen para imprevistos suele terminar financiando sorpresas.
8. No confundas ingresos con utilidad
Vender:
$15.000.000 COP
no significa ganar:
$15.000.000 COP
La utilidad aparece después de descontar:
costos + comisiones + impuestos + gastos finales.
9. Usa el presupuesto para tomar decisiones
El presupuesto debería ayudarte a decidir:
- qué venue puedes asumir;
- cuánto pagar por artistas;
- cuánto invertir en producción;
- cuánto cobrar por entrada;
- cuántas entradas necesitas vender;
- cuánto puedes invertir en promoción.
Si el evento solo funciona vendiendo el 100 % del aforo, probablemente el riesgo es demasiado alto.
Checklist rápido
Antes de publicar el concierto deberías conocer:
- Costo total
- Aforo comercial
- Ticket promedio
- Punto de equilibrio
- Escenario conservador
- Escenario esperado
- Escenario optimista
- Margen deseado
- Contingencia
Preguntas frecuentes sobre el presupuesto de un concierto