📲 Herramienta para hacer el Presupuesto de un Evento Musical

Una de las preguntas a la que siempre quisiéramos responder con datos específicos es ¿Cómo calcular el presupuesto para organizar un concierto?, por supuesto esta respuesta siempre inicia con un, depende…

Por esto nos hemos dado a la tarea de generar una herramienta digital para la música que cada vez nos acerque más a esa respuesta y que asuma la perspectiva de cada caso en particular. Algo cuantificable y medible al detalle. 

Esta es una guía con ejemplos prácticos de una herramienta que te ayudará a calcular los costos y obtener el presupuesto al momento de planear un concierto, para enfocarse en una efectiva realización y que a su vez sea un evento sostenible económicamente y por supuesto rentable. 

Mantracks es una aplicación que el equipo de Actitud Simbiótica en unión con Simbionte viene desarrollando y mejorando paso a paso. (obvio con el feedback de quienes la están usando en el momento y próximamente tu retroalimentación 😎) 

Ver esta publicación en Instagram

Una publicación compartida por Mantracks | Gestión Musical (@mantracksapp)

🔮 Principales características de la herramienta Mantracks: 

1. Te arrojará el precio sugerido del valor de la boletería de tu evento. 
2. Te brindará un panorama más detallado de todos los costes que hay al realizar un concierto.
3. Finalmente, podrás descargar el reporte en PDF con los resultados de tu presupuesto, para que compartas con tu equipo de trabajo. 

Pero….

💡 ¿Cómo podrá ayudarte Mantracks a calcular tu presupuesto?

Empecemos por lo básico.

Si estás planeando hacer un concierto se te hace bastante necesario tener un buen presupuesto donde incluyas todos los costes fijos y variables que este conlleva. 

Esta lista de costos la tomamos de la guía ¿Cómo organizar un concierto para que sea rentable?. Más adelante de este contenido te explicaremos como Mantracks responderá a cada uno de estos costes.

Por ahora y rápidamente debemos poner en contexto los costos que se tiene al momento de hacer un concierto:

📌 Los costos fijos:

• Alquiler del espacio
• Sonido: todo lo que concierne al sonido (PA) front line y Back line. 
• Iluminación
• Mobiliario
• Publicidad online y offline
• Comunicador
• Diseño de piezas gráficas
• Creación de contenido audiovisual promocional
• Impuestos: generalmente el impuesto que cobra la sociedad de gestión colectiva si es en un espacio público. 
• Ingeniero de sonido
• Ingeniero de iluminación
• Roadie
• Portero
• Fotógrafo
• Videógrafo (realizador audiovisual)

📌 Los costos variables:

Estos costos son gastos que varían en función del número de asistentes o la rentabilidad del evento, pueden incluir:

• Valor de venta de boletos o entradas: el valor que cobrarás por tu evento a cada persona asistente. 
• Venta de merchandising
• Pago a los artistas (músicos)
• Pago a los artistas invitados: valor de lo que pagarás por músicos invitados. 
• Pago a los bailarines:
• Pago a artista VJ
• Costos de producción artística
• Costos de transporte, artistas y equipo de trabajo
  Costos de publicidad y promoción: costos de pautas digitales y de relaciones públicas en torno al concierto.  
• Comisión al manager
• Cortesías: la cantidad de entradas que regalarás 

Una vez tengas en cuenta estos costos en los cuales te sumergirás, vamos con un paso a paso para conocer las funcionalidades de esta herramienta y como te aportará en cuestión del cálculo del valor de las entradas de tu evento. 

⚠️ Nota: haremos el 🔹 ejemplo de un evento con todos sus detalles para que vayamos comprendiendo ítem por ítem cada uno de los cálculos que te ayudará a tener Mantracks. 

💡 Caso de ejemplo: sabemos que queremos hacer un concierto, sabemos dónde lo queremos llevar a cabo y sabemos algunos costos básicos como sonido, transportes al lugar, valor de ensayos en pro del concierto, etc. (todos esos detalles de valor generalmente los tenemos ya determinados en el ejercicio constante como músicos). 

Una vez tengamos estos aspectos claros, vamos por los detalles del lugar. En nuestro ejemplo hipotético hablamos con el dueño del espacio o lugar y nos contó que allí hay un aforo (es decir, caben en el lugar) 200 personas y que el espacio lo alquila en 💵 $ 300 noche. 

Nota: los valores serán en dólares para tener referencia internacional, 🧐 NO SON VALORES REALES 🔹. Están creados para el caso hipotético aquí propuesto.

Adapta el ejemplo a la moneda de tu país y por supuesto a los valores del mercado local que son bien cambiantes. 

Empecemos con el proceso de registrar los valores en cada ítem 📲

💊 ¿Qué puedo encontrar en esta herramienta musical?

Encontrarás una serie de ítems que agrupan diferentes costos, y en cuanto a su funcionalidad es bastante sencilla e intuitiva, te puedes desplazar por cada uno de estos ítems por si tuviste algún error de cálculo y quieres corregirlo (tu data no se borrará en ese proceso) 

Aclaración: no es necesario llenar todos los campos en cada ítem, solo los que necesites.

Ítem 1: Etapa previa al show 👇

Ensayos show:

Costo de la sala por cada ensayo. Si ya tienes un espacio propio para ensayar, dale un costo a ese espacio.

🔹 En nuestro ejemplo el costo será de $15 cada ensayo y vamos a hacer 5 ensayos previos al show. Para un total de 💵 $75

Transporte ensayos:

Costo del transporte de las personas involucradas en el show.  Ida y vuelta. Acá te recomendamos hacer un costeo donde incluyas un promedio por cada integrante, lo multipliques por todos los integrantes y ese valor por la cantidad de días ensayos. 

🔹 En nuestro ejemplo cada integrante se gastará $5 de transporte, multiplicado por la cantidad de integrantes propios de la agrupación que son (5) sería un valor de $25 x ensayo, y le damos ese valor a la herramienta por la cantidad de días, en este caso 5 días para un total de 💵 $125   

Ítem 2: Módulo técnico 👇

Sonido concierto (PA “línea frontal”):

Info: PA son las siglas de Public Address (public – público y adress – dirección o dirigirse a) está compuesto por el conjunto de elementos necesarios para la amplificación de la fuente deseada, incluyendo micrófonos, cables, mesas de mezcla de audio, altavoces y otros elementos que están dirigidos hacia el público.

🔹 En nuestro ejemplo, el PA tendrá un costo de 💵 $335

Sonido concierto (Backline “línea trasera”): 

Info: Backline es un término que hace referencia a todo el equipo de amplificación de audio colocado sobre el escenario. Amplificadores de guitarra, de bajo, etc. 

🔹 En nuestro ejemplo, el Back line tendrá un costo de 💵 $180

Iluminación concierto:

Todo el sistema de iluminación que usarás en el concierto

🔹 En nuestro ejemplo, la iluminación tendrá un costo de 💵 $120

Ítem 3: Equipo de trabajo artístico 👇

Artista (Músicos base):

¿Cuánto vas a pagar por artista que pertenece al proyecto?

🔹 En nuestro ejemplo pagaremos por cada músico $30 para un total de 💵 $150 

Artista VJ:

¿Cuánto vas a pagar a este artista?, generalmente, se incluye el pago + el transporte en el mismo costo.

🔹 En nuestro ejemplo pagaremos 💵 $80 al VJ

Artistas o músicos Invitados:

¿Cuánto vas a pagar por artista externo que invitas al proyecto?

🔹 En nuestro ejemplo pagaremos 💵 $50 a un músico invitado

Bailarines:

¿Cuánto vas a pagar por cada bailarín o bailarina?

🔹 En nuestro ejemplo pagaremos $40 a cada uno de los 2 para un total de 💵 $80

Ítem 4: Comunicaciones y promoción 👇

Material impreso:

Costo del material impreso promocional, pueden ser flyers, postales, boletería impresa, afiches, etc. 

🔹 En nuestro ejemplo haríamos una impresión de flyers para repartir en calle cerca del lugar del evento donde pasa mucha gente. Para un coste total de 💵 $30

Pauta digital:

¿Cuánto invertirás en campañas publicitarias Facebook, Instagram, Google, Tik Tok Ads y otros? 

🔹 En el ejemplo invertiremos 💵 $100 en pauta para Facebook Ads e Instagram ADS

Piezas gráficas evento:

¿Cuántas piezas gráficas harás para el evento?

🔹 En nuestro ejemplo haremos 2 piezas para redes, una pieza para el flyer, 3 piezas para las pautas digitales para un total de 💵 $60 

Videos promocionales:

Cuanto gastarás creando videos para la promoción del evento, si los haces tu mism@ costéalos con su valor proporcional. 

🔹 En nuestro ejemplo, un amigo que le gusta el proyecto y es productor audiovisual nos cobra por cada pieza sencilla de video  $50 para un total de 💵 $150

Comunicador:

Costo del community manager o comunicador (si tú haces ese rol, costear proporcionalmente)

🔹 En nuestro ejemplo el baterista es comunicador y llevará a cabo este rol por un costo de 💵 $80 en total. 

Ítem 5: Indumentaria para el evento 👇

Transporte de artistas y equipo de trabajo:

Costo de las personas que vas a transportar para el día del evento. Ida y vuelta (excluir artistas invitados, bailarines y todo el personal que en su cobro asuma transporte)

🔹 Generalmente, se calcula cuantas personas estarán ese día, en nuestro ejemplo tendremos 5 músicos en escena, un portero (persona que hará el control de las entradas) y manager. Para un total de 7 personas por un valor total de 💵 $35

Vestuario:

Costo total de la vestimenta que se mandó a crear para el evento si es el caso. 

🔹 En nuestro ejemplo 💵 $0

Maquillaje:

¿Usarás algún maquillaje en especial?, dale su valor

🔹 En nuestro ejemplo 💵 $0

Escenografía:

Costo total de toda la escenografía y el montaje de la misma que incluyas en la planeación. 

🔹 En nuestro ejemplo no usamos nada de escenografía, nos valdremos de lo que hay en el lugar que está bastante bien. 💵 $0

Alquiler espacio:

Costo del alquiler del espacio.

🔹 En nuestro ejemplo, un valor que ya nos había dado el dueño del lugar 💵 $300 

Impuestos y retenciones:

¿Tendrás algún impuesto en el evento?

Generalmente, cuando los lugares son privados, no tendremos que pagar ningún impuesto, pero si son lugares públicos, el pago se hace a la sociedad o entidad de gestión de derechos. 

🔹 Para nuestro ejemplo, como es un lugar privado 💵 $0 en impuestos

Transporte equipos:

¿Cuánto te costará traer todos los equipos? Ida y vuelta

🔹 Para nuestro ejemplo, mover los equipos necesarios costará $40 ida y $40 de vuelta, para un costo total de 💵 $80

Ítem 6: Equipo de trabajo técnico 👇

Roadie:

Costo total que generalmente son as horas de trabajo.

🔹 Para el ejemplo 💵 $80

Ingeniero de sonido:

Costo total que generalmente son as horas de trabajo.

🔹 Para el ejemplo 💵 $140

Ingeniero de luces:

Costo total que generalmente son as horas de trabajo.

🔹 Para el ejemplo 💵 $110

Ítem 7: Personal extra 👇

Fotógrafo:

Costo total de las horas de trabajo por el cubrimiento del evento

🔹 Para el ejemplo 💵 $50

Videógrafo:

Costo total de las horas de trabajo por el cubrimiento del evento

🔹 Para el ejemplo 💵 $50

Nota: casi siempre el videógrafo o realizador audiovisual y el fotógrafo son la misma persona que hace el registro pertinente del evento. Costear ambos proporcionalmente. 

Porter@:

Es la persona encargada del orden de entradas, recolectar dineros y estar muy atento a lo que suceda con las personas ingresando. Costea el total de las horas de trabajo.

🔹 Para el ejemplo tendremos una sola persona para un total de 💵 $25

Presentador:

A veces hay eventos que lo ameritan, en ese caso costear las horas de trabajo en un total. 

🔹 Para el ejemplo no tendremos presentador. 💵 $0

Ítem 8: Otros datos 👇

Utilidad:

¿Cuánto esperas que sea la utilidad neta después de cubrir los gastos del evento? 

Info: Este dato es relativo, generalmente y basados en informaciones que brindan promotores y organizadores de eventos, se busca ganar entre un 20% y 30% del valor total del evento.  

🔹 Para nuestro evento quisimos ganar 💵 $300 después de cubrir todos los costos. 

Pago a manager: esta es una comisión que se da al manager, generalmente está entre el 10% y el 30%, depende si él consigue toda la contratación del evento. 

Te recomendamos este contenido valioso para entender como negociar con un manager de artistas. 

🔹 Para el ejemplo vamos a pagarle una comisión del 20% para un total de 💵 $60

Cantidad de público esperado:

¿Cuánto es el aforo del lugar y cuánto realmente se puede vender de ese aforo total?

🔹 Para el ejemplo sabemos que el lugar pueden ingresar como máximo 200 personas y creemos que podemos vender toda la boletería. Así que 👥 200 personas esperamos que vayan esa noche. 

Cortesías para el evento: cantidad de boletas que regalas y que debes tener en cuenta que eres tú como organizador quien financia esas entradas (en realidad no es un regalo, es una inversión así que aprovéchala)  

🔹 Para nuestro ejemplo vamos a dar 🎫 6 cortesías 

Finalmente, el momento esperado, calcular todos los costos en conjunto para obtener el resultado. 

Resultados: 👇

• Total gastos evento: 💵 $2.485
• Total gastos + ganancia estimada: 💵 $2.785
• Valor total del evento: 💵 $3.442,26
• Precio de boleta sugerido por persona: 💵 $17

Interpretación de los datos:

Para poder cubrir los costes totales del evento, pagarle al personal que participará, pagarle la comisión al manager y salir con una ganancia de 💵 $240 (restando 💵 $60 del pago de la comisión el manager) tendrás que vender 🎫 200 entradas en 💵 $17 cada una. 

Al final de esta ventana de resultados tendrás un enlace para descargar todos estos valores en PDF, una característica que nos genera la herramienta para tener el registro y poderlo compartir con más personas que llevan a cabo esta planeación.  

🔹 Este es el resultado de nuestro ejemplo en PDF para que lo veas 👀

Para finalizar esta guía, te queremos invitar a usar la herramienta y por supuesto compartirla con quien creas que le pueda servir 🎹

Tenemos un módulo de FEEDBACK donde nos puedes ayudar a mejorarla y poder incluir más cosas interesantes para llevarla a otro nivel. 

Y en la pestaña de ROADMAP encontrarás una sección con los avances que se están teniendo y por supuesto los que vienen en las siguientes actualizaciones. 

👉 ¿Nos falta algún ítem para calcular en la herramienta?, si es así, ¿cuál agregarías? 💬

👉 ¿Cómo consideras que esta herramienta ayude el sector de la música? 💬

Esta guía continuará a medida que implementemos los avances sugeridos.

¡Nos leemos! 

Si quieres conocer más contenidos como: 📲 Herramienta para hacer el Presupuesto de un Evento Musical puedes entrar en Herramientas Musicales.